Rittenadministratie

Wanneer een werknemer de zakelijke auto niet voor privédoeleinden wil gebruiken, is er de mogelijkheid om bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aan te vragen. Met deze verklaring moet de werknemer bewijzen dat er op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. De meest gebruikte manier om dit bewijs te leveren is het bijhouden van een rittenregistratie.

In de praktijk is het bijhouden van een sluitende rittenregistratie de enige manier om het bewijs te leveren dat er maximaal 500 privékilometers met de auto van de zaak is gereden. In de rittenregistratie moeten in ieder geval de volgende gegevens worden opgenomen:

Deze gegevens moeten eenmalig ingevuld worden.

  • Het merk, het type en het kenteken van de auto
  • De periode waarin de auto beschikbaar is geweest

Deze gegevens moeten per rit ingevuld worden.

  • Datum
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het adres van vertrek en aankomst
  • Gereden route als deze afwijkt van meest gebruikelijke route
  • Het karakter van de rit (privé of zakelijk)
  • Privé-omrijkilometers bij een rit met zakelijke en privékilometers

Strenge eisen aan bewijs

Bij het controleren van een rittenregistratie blijkt dat een aantal ritten ontbreekt. De werknemer komt met een verklaring en ondersteunt deze met documenten, zoals agenda’s, werkbonnen en facturen. Bovendien gebruikt hij een eigen auto voor privéritten.

Toch beslist de rechter dat de kilometerstanden in de rittenregistratie niet kunnen kloppen, omdat een aantal ritten ontbreekt. De rittenregistratie kan dan niet meer als bewijs dienen.